「BCP対応って何？」と気になっている方もいるのではないでしょうか。BCP対応は直訳すると、事業継続計画を意味する言葉です。
災害大国である日本では、いつどこで災害が発生するか予測できないため、企業は常に「事業を止めずに運用する方法」を考えなければなりません。
その一環として広まったのがBCP対応という考え方であり、最近では個人事業主にも広まりつつあります。
この記事では、BCP対応の意味、重要性やリスク、目的や必要なもの、策定の流れについて解説します。BCP対応を強化したい方は、ぜひ本記事を最後までご覧ください。
BCP対応とは？事業継続計画の意味
BCP対応とは、「Business Continuity Plan」の頭文字を並べた言葉です。
直訳すると事業継続計画となり、簡単に説明すると「災害が発生した際に事業をいかに継続するか計画すること」を意味します。
日本のように災害が頻発する国では、いつどこで災害が発生して事業が存続の危機に陥るか予想できません。地震や台風でオフィスそのものがダメージを受けることもあれば、従業員が職場に出勤できないことで仕事が止まってしまうこともあるでしょう。
BCP対応はそういった不測の事態に備え、緊急事態の被害を最小限に抑える方法のことを指します。また、事業が継続して行えるように対策を打っておくことでもあり、最近では大企業だけでなく中小企業も含めてBCP対応に力を入れています。
特にBCP対応は東日本大震災で注目されるようになり、今後も浸透・定着していくことが予想されます。フリーランスとして活躍している人にとっても、BCP対応は重要です。
BCP対策の重要性と想定されるリスク
ここからは、BCP対応の重要性と想定されるリスクについて解説します。
災害などで事業がストップしてしまうと経営を続けられない事態に陥ることもあるため、BCP対応の重要性とリスクはきちんと理解しておくことが大切です。
まずは、リスクを回避するためにもBCP対策の重要性とリスクを理解しておきましょう。
経営の安定性を疑われてしまう
BCP対応ができていないと、経営の安定性を疑われてしまう可能性があります。
例えば、どのような災害が発生しても即座に対応して新たに事業を継続できる状況であれば、取引先は安心して取引できます。
逆に、災害によって組織としての基盤が脆弱だと露呈してしまえば、取引先も「ここと取引していて大丈夫だろうか」と疑念を抱くことになるわけです。
BCP対応を徹底していれば、取引先も「いざという時も安心して取引できそうだ」と判断してくれるはずです。
取引先の期待に応えられない
BCP対応ができていないと、取引先の期待に応えられない可能性があります。
取引先も災害の被害に遭った場合は、お互いに協力して事業をいかに継続させるか考えていくべきですが、自社だけが災害に見舞われた際は別問題です。
そうなった場合、BCP対応に遅れが生じていると「対応できません」という状況に陥ってしまいます。取引先は「それでは他の企業に仕事を回そう」となってしまい、結果的に取引先の期待に応えられずに終わってしまいます。
対してBCP対応を徹底しておけば、取引先の要望にも柔軟に応えられます。災害時でも柔軟に対応できることを証明すれば、その後の取引もスムーズになる期待が高まります。
倒産に陥る可能性がある
BCP対応が不十分だと、倒産に陥る可能性も拭えません。
例えば、地震や台風などの災害によってオフィスがダメージを受けた場合、受注していた仕事が完遂できないという状況に陥ることもあるでしょう。
事業を継続しないと収益は得られませんし、従業員の給料を支払うこともできません。その他の固定費など、支払い関連で困窮する可能性も想定されます。
BCP対応をしっかりと行っていれば、災害時の対応も想定して動けるため、一度の災害で倒産に陥るリスクは軽減できます。
BCP策定の目的
ここからは、BCP策定の目的について解説します。
目的1.緊急時に速やかに対応するため
BCP対応は、緊急時の速やかな対応のために策定しておくべきです。
災害などの緊急時は社会全体がパニックに陥り、企業もどのように動けばいいのかわからなくなってしまいます。従業員も「職場と連絡がつかない」という理由からどうしようもできず、そのまま自宅待機するしかない場合もあるでしょう。
そうなると事業の継続はおろか、もともとあった仕事すらも対応できない可能性が出てきます。こうした事態を防ぐためにも、BCP対応の策定は必須です。
緊急時にどのように動くべきかあらかじめ決めておけば、従業員も柔軟に対応できます。
場合によってはサテライトオフィスやワークスペースを確保しておき、テレワークで仕事を進めるという方法も可能です。
目的2.経営戦略に活用するため
BCP対応は、経営戦略に活用するために策定しておくのもおすすめです。
企業にとって最も注意すべき点は、事業がストップしてしまうことです。過去の災害からもわかるように、日本は度々巨大災害に見舞われています。その度に事業がストップしていては、今後も災害に左右されてしまうのは明白です。
そうならないためにも、BCP対応の策定は必要といえるでしょう。すでにBCP対応は経営戦略の1つとしても確立されており、最近ではテレワークを導入して遠隔でも仕事ができるよう準備している企業も珍しくありません。
他にも一部の地域だけにオフィスを密集させるのではなく、外部のサテライトオフィスやワークスペースを確保することでBCP対応を強化するという方法もあります。
目的3.企業価値を維持するため
BCP対応は、企業価値を維持するために策定しておくのもありです。
取引先の立場に立つと、災害に強い組織なのか弱い組織なのかによって取引を継続すべきかどうかが見えてきます。例えば、災害時に連絡が取れなくなる企業と取引したいところはあまりありません。
逆に災害時にも安定して稼働でき、なおかつ事業を止めることなく取引できるところであれば安心ではないでしょうか。BCP対応しているかどうかは、企業価値にもつながってくるというわけです。
BCP対応に必要なもの
ここからは、BCP対応に必要なものについて解説します。
徹底的な災害想定
BCP対応で欠かせないのが、徹底的な災害想定です。
いつどこで発生するかわからないから災害対応は難しいですが、巻き込まれる可能性のある災害を想定しておくべきです。
例えば、日本では地震や台風が頻発しますが、災害によって直接的な被害を受けることもあれば間接的な被害を受ける場合もあります。地震や台風の場合は津波や停電などの二次被害が想定され、状況によっては地すべりや土砂崩れなども発生します。
こうした災害を想定しておくことで、実際に発生した際に事業を守ることが可能です。他にも、あらかじめ災害を想定し、オフィスを1箇所ではなく数箇所に分散させておくのもリスクヘッジとなります。
代表的なものだと、インターネットを駆使したテレワークの導入などがBCP対応の基本となるでしょう。
災害時の対応手段
BCP対応では、災害時の対応手段を用意することも必要です。
緊急時に、どのように対応すべきかマニュアルを作成しておくこともBCP対応には必要です。例えば、プランA～プランCまで3つほど災害時の行動を決めておくと、連絡が取れない状況であっても事業を継続できます。
必要なのは災害時の対応手段をいくつか用意して、事業を止めないことです。
安定的な電力供給
BCP対応では、安定的な電力供給を確保することも必要です。
災害によって電気が使用できなくなれば、大半の企業は事業が存続できなくなります。仕事にはパソコン・タブレット・スマホが欠かせない存在であり、その他の事務用品も電気がないことには動かせません。
そのため、電気の確保は最優先事項といえるでしょう。
最近では、緊急時の備えとしてポータブル電源が活用されています。EcoFlowでも災害時に使用できるポータブル電源をいくつか取り扱っており、BCP対応にも役立つ製品として評価いただいています。
非常用電源があれば停電時もBCPを発動できるため、いざという時のために導入しておくのはいかがでしょうか。
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BCP対策の流れ
最後に、BCP対策の流れを紹介します。
STEP1.自社に最適な方針を決める
まずは、自社に最適な方針を決めることから始めましょう。
前述のように、まずは想定される大規模災害をリストアップしてください。リストはメモ帳などでも構いませんが、災害の種類ごとにどのようなBCP対策を打っておくか細かく指定しておくことで、万が一の際もパニックにならずに済みます。
ただし、BCP対策は企業の業務形態によって異なります。例えば、IT業界のように電子機器をメインに使用する事業と、飲食業界のようにインフラをメインに使用する事業とでは、必要となるBCP対策も異なります。
そのため、自社に最適な方針を決めるところから始めるのがおすすめです。場合によっては、アウトソーシングの活用やテレワークの導入なども検討してみましょう。
STEP2.優先事業を定める
次に、優先事業を定めることも忘れないようにしましょう。
事業には優先順位というものが存在します。急を要する仕事なのか後回ししても大丈夫な仕事なのか、そこまで単純な話ではないにしても仕事の優先順位というのは必ず存在します。
BCP対策では、その優先事業を定めておくことが重要です。特に売上に直結する事業をリストアップしておくことで、いざという時も優先事業から復旧に着手できます。
優先順位は利益と損失から判断する他、顧客数や市場シェアも加味しておくと安心です。
STEP3.社内体制を整える
BCP対策では、社内体制を整えることも必要となってきます。
ただ災害時の動きを決めるだけでは、緊急時に「あれって誰の担当だったっけ？」と混乱することもあります。そのため、できればプロジェクトチームを編成して、災害時に備えた社内体制を整えておくのが賢明です。
チーム内だけでなく企業全体でBCP対策を共有しておけば、オフィスに出社できない状況に陥っても従業員は各々がBCP対策に従って動けます。
社員に周知徹底しておくことで万が一の時にも動きやすくなるので、BCPのマニュアル作成に合わせて社内体制を整えるようにしましょう。
STEP4.事前案を策定する
BCP対策のチームが結成できたら、事前案を策定しましょう。
大枠が決まったら具体的な事前案を策定し、実際に災害を想定しておくことが大切です。その際は「事業の停止によりどれくらいの期間まで耐えられるのか」「事業を継続するためのリソースがどれくらい必要か」を検討しておくと安心です。
この時点であらゆる場面のシミュレーションを行い、地震や台風だけでなくその他の災害が発生しても事業を継続できるよう備えましょう。
状況によっては単なるBCP対策だけでなく、BCPが発動できるようバックアップ体制を構築しておくことも必要です。
STEP5.BCP発動条件を明確にする
最後に、BCP発動条件を明確にしましょう。
発動条件が曖昧なままだと被害だけが膨らんでしまいます。例えば、災害が発生した際、誰もどうしていいか判断できずに膠着状態が続いてしまうこともあります。
緊急時は冷静な判断が困難だからこそ、発動条件を明確に設定しておくことが必須です。
いざという時を想定してトップダウンで指示できるようマニュアル化しておくのもおすすめです。細かい部分まで具体的にマニュアル化しておくと混乱を防げるため、あらかじめBCP発動条件は明確にしておきましょう。
まとめ
本記事では、BCP対応の意味、重要性やリスク、目的や必要なもの、策定の流れを解説しました。
BCP対応は災害大国日本では必須です。しかし、細かなところまでBCP対策を行っている企業はまだまだ少なく、むしろ何もしていないという組織が多いです。
BCP対応はあくまでも緊急時に備えて事業継続計画を立てることを意味しますが、災害が発生してから策定しようと思っても手遅れになる場合があります。あくまでも、BCP対策は事前に手を打っておくことが必要です。
災害時にどう動くのかあらかじめ決めておけば、いざ災害が発生した際も従業員は冷静に動くことができ、事業も継続して行えるでしょう。ただ、事業を行うには電気が必要となるため、ポータブル電源の確保なども欠かせません。
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