地震や台風などの災害は組織活動に大きな影響を与えることがあります。災害発生時の行動や注意点については、個人レベルでも日頃から慣れていないとなかなかスムーズな対応は難しいものです。これが組織となると、人数も多くなりさらに困難になります。この記事では、そのような災害対応としてよく知られるBCPについてわかりやすく解説します。
BCPの基本と策定ステップ及び災害発生時の復旧手順
BCP（事業継続計画）とは?
BCP（bcp）とは Business Continuity Planの頭文字を取った略称です。日本では「事業継続計画」と呼ぶのが一般的になっています。BCPは組織の危機管理手法の一つとして、公私を問わずさまざまな組織に導入されてきています。特徴は組織活動の「継続性」に注目している点です。組織は継続的な存在であることが活動の前提ですが、その継続性に影響を与える要因には内的なものと外的なものがあります。たとえば、内的要因としてはコーポレートガバナンスの不備による不祥事などがあり、外的要因としては地震や台風などの災害によるサプライチェーンの寸断などが挙げられるでしょう。
長期の事業計画に沿って、資本やリソースを途切れなく投入し続け、日々の管理を怠ることなく、PDCAを回し続けること。これらはすべて継続的な行為といえます。BCPとは、その「継続（Continuity）すること」の重要性を日頃から認識し、阻害要因が発生しても最小限の損害で切り抜けられるように準備しておくためのプランです。
なぜBCPは必要なのか？
健全な組織にとってBCPが必要な理由は以下の2点です。
- 緊急事態に直面した際の事業継続性を確保するため
内閣府や中小企業庁で推奨しているBCPは、主に自然災害、大火災、テロ攻撃などの外的要因に対処する計画の策定です。そこで、BCPが策定されず、トップマネジメントを始めとして社員全員に緊急時の対応が周知徹底されていなかった場合の例を考えてみましょう。企業の本社が立地する地域が地震や台風などの自然災害を受けて甚大な被害を被ったとします。最悪の場合、通常の業務を継続する環境は失われます。過去の災害被害等で明らかになっているように、まず、電車・バスなどの公共交通機関は運行停止になり、人的移動はできません。さらに、自家発電などの設備がなければ電力供給がストップし、パソコンなど事務機器は使用不能になるでしょう。
おそらく携帯電話網などの通信機器も繋がりにくくなる可能性があります。この段階で、オフィス内での主要業務の継続は困難となります。また、電源供給がなければエアコンなどの空調機器も止まり、オフィス内の環境制御もできなくなるのです。のどの乾きを潤すためのでミネラルウォーターさえも、自動販売機の電源が落ちていれば買えません。オフィスが高層階にあれば、エレベーターも停止しており、地上に降りるのも一苦労です。BCPの策定がなく、この段階で急遽対応しようとしてもほぼ何もできないでしょう。その結果、商品やサービスの提供が滞り、顧客に迷惑をかけたり、最悪の場合は顧客を失ったりすることが予想されます。このような最悪の事態に陥ることを防ぎ、被害を最小限に抑えつつ早期に復旧できるようにするための枠組みがBCPなのです。
- 組織に対しての信頼性を高めるため
組織にとって顧客との契約は最大限の注意を払って守るべきものです。自然災害による被害などで、本社機能が壊滅的なダメージを受けたとしても、提供する商品やサービスの質を落とさない組織構造が信用を生みます。日頃からヒト・モノ・カネの流れを分析しておき、BCPを策定して緊急事態の際の対応を考えておけば、場当たり的な対応で事態の深刻化を防ぐことができるのです。なお、BCPは、組織の構成員ひとりひとりが、割り当てられた役割を明確に意識して行動するための具体的な指示書です。この行動に組織としての合理性を与える組織戦略レベルで策定するものは、BCM（Business Continuity Management）と呼ばれており、BCPの上位概念となります。
BCP策定の5ステップ
BCP策定の際には、主に以下の5段階で進めます。
1.目的を明確にする
組織の社会的意義や経営理念などから、組織の基本方針を再確認します。その方針に従って、BCPによって守らなければならない価値を明確にしましょう。
2.業務の序列化
組織内でのさまざまな業務について、重要性に基づいて序列化します。BCPでは災害発生時に最も優先する必要がある業務を「中核事業」に分類します。これは、その組織の経営理念や社会的影響力などにより決める必要があります。平常時より少ないマンパワーやリソースが得られない状況下であっても、優先すべき事業とは何かを選びます。逆にいえば、諦めてもその組織の存在意義が揺らがない事業は捨てるということです。一般的には、収益性の高い事業や信頼性の維持などがポイントになるでしょう。
3.想定リスクの抽出
組織の継続性を阻害するリスク要因を特定します。ブレインストーミング的な手法を活用して、想定されるリスク項目をリストアップするのです。一般的に大きな被害が予想される自然災害レベルのリスクには、地震・台風・津波・火山の噴火・感染症の流行などが考えられます。自然災害より小規模であっても対策が必要なものに、火災・事件・事故・システム障害・サイバー攻撃などがあります。なお、オフィスが入居する建物の立地によっては、洪水や地盤の液状化なども考慮しておく必要があります。自治体が配布するハザードマップなどの情報も参考にしましょう。
4.リスクの評価と優先順位の設定
想定リスクの抽出が完了したら序列化作業に入ります。リスクの発生頻度と深刻度という2つの指標で優先順位を考えるのです。発生頻度については、たとえば月に1回程度から、数十年に1回程度までで評価します。深刻度は、リスクが現実になったときの損失の程度を算出します。
5.具体的作業の見える化
優先順位の高いリスクに対して、具体的な行動指針を策定します。必要な作業について指揮命令者と作業遂行者を名簿形式で決めておくのが一般的です。このとき、災害発生から復旧までを「現状把握」「非常時運用体制構築」「復旧作業」3つの時期に区分して、ヒト・カネ・モノ・情報などの視点から詳細を詰めます。最後に「BCPマニュアル」を作成して共有しましょう。
災害発生時の復旧手順
災害発生時には次の手順で早期復旧を目指します。
1.現状を把握する
最初に行うべきことは全従業員の安否確認です。ただし、災害が発生してから個別に確認しようとしても十分な情報が得られない可能性があります。そのため、BCPの運用開始と同時に、災害発生時に自動的に全従業員に確認メールが送付される「安否確認システム」などを導入しておくとよいでしょう。次に行うべきことは、執務環境の状況確認です。オフィスが入っている建物の構造や避難設備の被害状況、空調・上下水道・電気などの設備系の被害状況、社内情報処理システムの被害状況などを早急に確認する必要があります。
2.組織運用を非常時モードに変更する
従業員の安否確認が済むと、復旧のためのマンパワーを見積もることができます。その人員に対してBCPで策定された非常時の役割分担をアサインして、運営体制を再構築するのです。次に、執務環境についても再構築します。大容量のポータブル電源とノートパソコンやタブレットなどがあれば、顧客対応など最低限の業務継続性は確保できるはずです。もちろん、事前に想定された範囲で被害が収まるとは限らないので、完璧は目指さずに柔軟に対応する必要があります。
3.復旧作業に取り掛かる
建物や設備の被害箇所の復旧に取り掛かります。被害が深刻な場合には、本社機能をを移転させる決断も必要になるでしょう。業務システムとそのデータについては、必要があればバックアップからの復旧を急ぎます。
ポータブル電源による電源確保はBCP対策にも有効
現代情報化社会での組織活動は電気がなければ始まりません。BCPが発動される事態になれば、スムーズな電源確保こそが復旧のポイントとなります。業務継続性の維持は、電源確保の可否にかかっているのです。対策として、自家発電システムも有効ですが、コストパフォマンスや落ち運びの容易さを考慮すると、複数のポータブル電源を分散して配置しておく方法も検討に値します。ポータブル電源は、キャンプなど屋外での便利な電源として知られていますが、BCPを支えるデバイスとしても注目されているのです。さらに、ポータブル電源EcoFlowのオプションである、スマートホームパネルを設置しておけば、停電時にはEcoFlow DELTA Pro内に蓄電されている電力を自動で代替供給することもできるのです。ポータブル電源を無停電電源装置のように使えるため、停電を感じさせないほど、一瞬で切り替わります。
EcoFlow DELTA ProとスマートホームパネルでBCP対策を！
組織の事業継続性や体外的な信用を高めるためには、BCPの策定は避けて通れません。そして、BCPでは実際に運用可能な具体的なバックアップ機器まで決めておく必要があります。なかでも、非常時の電源確保は継続性を担保するポイントですが、その方法としてポータブル電源の活用がおすすめです。ポータブル電源EcoFlow DELTA Proとスマートホームパネルの組み合わせであれば、シームレスで柔軟な電源バックアップシステムが構築できます。